Datenschutzerklärung Microsoft Forms

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“. „Microsoft Forms“ ist ein Tool, das im Rahmen des vom
TuS Birk 1910 e.V.
genutzten Microsoft 365 zum Einsatz kommt und von der Microsoft Ireland Operations Limited bereitgestellt wird.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet.
Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsof t Forms nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Bei der Verwendung von Microsoft Forms werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Dieser Datenschutzhinweis bezieht sich ausschließlich auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns im Rahmen der gemeinsamen Nutzung von Microsoft Forms. Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft selbst entnehmen Sie bitte der folgenden Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Die Daten von Nutzern innerhalb der Europäischen Union werden in Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert und verarbeitet. Für die Erbringung des Dienstes oder im Rahmen von Supportleistungen kann es jedoch erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden.

Die „Online-Service-Bedingungen“ (OST), die Microsoft für seine Dienstleistungen bereitstellt, erfüllen die Anforderungen an einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO). Für Datenübermittlungen in die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor, das EU-US Data Privacy Framework (DPF). Microsoft Corporation ist nach dem DPF zertifiziert und verpflichtet sich zur Einhaltung der europäischen Datenschutzvorgaben. Zusätzlich haben wir mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, einschließlich der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, abgeschlossen und zusätzliche Schutzmaßnahmen vereinbart. Auch wenn vertraglich keine Datenübermittlungen aus Europa in die USA vorgesehen sind, haben wir für solche Fälle entsprechende Vorkehrungen getroffen.

Daher kann im Allgemeinen davon ausgegangen werden, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist.

Zwecke der Datenverarbeitung:
Wir verwenden das Tool „Microsoft Forms“ externe Umfragen und Abfragen,
wie z.B. Evaluierung von unserem Angebot, zu Veranstaltungen etc.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
Die Teilnahme an unseren Befragungen ist grundsätzlich freiwillig. Soweit durch die
Teilnahme an der Befragung eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.
1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit
mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein,
erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sollte kein Vertragsverhältnis bestehen, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.

Empfänger der Daten und Übermittlung in ein Drittland:
Die Formularverantwortlichen (Hauptvorstand) haben Zugriff auf Microsoft Forms und sind in der Lage, eigenständig Umfragen, Formulare und Fragebögen zu erstellen und zu verteilen. Sie sind zudem die einzigen Empfänger der eingegangenen Antworten. Diese Antworten werden in Microsoft Forms grafisch aufbereitet und dem Hauptvorstand zur Einsicht bereitgestellt. Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden unterschiedliche Datenarten verarbeitet. Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt von den gestellten und beantworteten Fragen sowie von eventuellen Uploads zusätzlicher Inhalte ab.

Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende personenbezogene Daten:

• Name, Vorname
• E-Mailadresse
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Bevorzugte Sprache
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine
Kontaktinformationen und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden.
Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält im Rahmen seiner Diensterbringung als
Auftragsverarbeiter notwendigerweise Kenntnis von diesen Daten.

Dauer der Datenverarbeitung:
Die Daten aus Umfragen, Formularen und Fragebögen (einschließlich Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und vom Projektteam abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes unternehmensbezogenes Interesse an einer längeren Speicherung besteht, werden alle Daten nach Wegfall des Zwecks innerhalb eines Jahres gelöscht.

Ihre Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten, Art. 15 DSGVO
• Berichtigung Ihrer Daten, Art. 16 DSGVO
• Löschung, Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
• Widerrufsrecht, Art. 7 DSGVO

Coockies

Parameter	Beschreibung“	Läuft ab / Höchstalter
__RequestVerificationToken	Der Link und die ID, für die der Benutzer zugestimmt hat.	Sitzungsende
FormsWebSessionId	Speichert Anmeldedaten für die Sitzung und verfolgt die erforderlichen Daten zum Ausführen des Dienstes nach.	1 Monat
MUID	Weitgehend von Microsoft als eindeutige Benutzer-ID verwendet. Der Cookie ermöglicht Benutzer-Tracking durch Synchronisieren der ID in vielen Microsoft-Domänen.	1 Jahr

Letzte Aktualisierung der Datenschutzerklärung Microsoft Forms
Durchgeführt 28.09.2024